Cómo usar el kit de seguimiento de WhatsApp.

Antes de empezar: 5 minutos

• Ábrelo donde lo vayas a usar. En la computadora, con Excel. Si quieres llevarlo en el celular, súbelo a Google Drive y ábrelo con Google Sheets: funciona igual y lo tienes en el bolsillo.
• Borra la fila de ejemplo. En la hoja "Seguimiento", la primera fila es de "Carla (ejemplo)". Selecciona sus celdas amarillas y bórralas.
• Pon tus números en la Calculadora. Las cuatro celdas amarillas, con lo que pasó el último mes. Aunque sea aproximado. Te va a decir cuánto se te escapa, y ese número es tu motivación para usar lo demás.
• Configura tus respuestas rápidas. En la hoja "Mensajes listos" están los textos. En WhatsApp Business ve a Herramientas para la empresa → Respuestas rápidas, y crea cada una con su atajo (/precio, /horario...). Cambia lo que está entre [corchetes] por tus datos.

La rutina diaria: 2 minutos, dos veces

Qué va en cada columna

Solo llenas las columnas de fondo amarillo. Las blancas se calculan solas: no las toques.

Fecha de la consulta	El día que te escribió
Cliente	Su nombre, o como lo tengas guardado
WhatsApp	Su número, para encontrarlo rápido
Qué pidió	En pocas palabras: "torta para 20", "cotización de 50 polos"
Monto estimado	Cuánto sería la venta, aunque sea aproximado
Estado	Elígelo de la lista (ver abajo)
Notas	Lo que te sirva recordar: "preguntó por delivery"

Los cuatro estados

• Nuevo: te escribió y todavía no le respondiste con precio o propuesta.
• Cotizado: ya le diste precio o propuesta y estás esperando respuesta. Aquí es donde más ventas se pierden.
• Cerrado: compró. Se pone en verde y deja de pedirte seguimiento.
• Perdido: te dijo que no, o compró en otro lado. Deja de aparecer como pendiente.

La regla de los tres toques

La plantilla calcula sola tres fechas para volver a escribir: a los 2, a los 7 y a los 21 días de la consulta. La columna Próximo toque te muestra la que sigue, y se pone en rojo el día que toca.

Si pasan los tres toques sin respuesta, dice "Soltar". Suéltalo sin culpa: le diste tres oportunidades y tu tiempo vale más con los que sí responden.

Tres mensajes amables recuperan ventas que hoy se pierden por no escribir ni una vez.

La Calculadora: una vez al mes

A fin de mes, pon tus números reales: consultas que llegaron, las que respondiste el mismo día, las que compraron y tu venta promedio. Te dice cuánta plata se te escapó por las que no alcanzaste a responder.

Compárala mes a mes. Si el número baja, el seguimiento está funcionando.

El Resumen: tu termómetro

• Plata esperando respuesta: la suma de lo "Nuevo" y lo "Cotizado". Es la plata que puedes recuperar solo con volver a escribir.
• Tasa de cierre: de cada 10 consultas, cuántas compran. Si baja de 2 de cada 10, algo se está trabando entre la consulta y la venta.
• El gráfico: las consultas y las ventas de tus últimas 8 semanas, para ver si vas mejorando.

Preguntas frecuentes

• ¿Puedo usarlo en el celular? Sí. Súbelo a Google Drive y ábrelo con la app de Google Sheets.
• ¿Lo pueden usar varias personas? Sí, con Google Sheets: compártelo y todos ven la misma lista. Ponte de acuerdo en quién se encarga de cada cliente.
• ¿Y si me llegan más de 200 consultas? Copia las filas de abajo hacia abajo, o empieza un archivo nuevo cada trimestre. Y si ya te llegan tantas, quizá te conviene un sistema que lo haga solo: conversemos.
• Ya anoto en un cuaderno, ¿para qué cambiar? El cuaderno no te avisa a quién escribirle hoy ni te dice cuánta plata está esperando. Eso es lo que hace la diferencia.